Les directeurs généraux, centraux, régionaux et préfectoraux du ministère de l’Action sociale, de la Promotion de la Femme et de l’Alphabétisation ont poursuivi ce mardi à Kpalimé (environ 120 km au nord de Lomé), leur formation de trois jours entamée lundi sur la définition des liens fonctionnels et la cohésion entre les services du département, a constaté le correspondant de l’Agence Savoir news.
Initiée par ledit ministère, cette rencontre entend dynamiser les relations fonctionnelles entre les services pour accroitre la performance du département dans l’exécution de missions d’une part et renforcer les relations les relations interpersonnelles entre les cadres membres de l’appareil de décision du ministère et leurs supervisés d’autre part.
Il s’agit de permettre aux agents du ministère d’identifier les facteurs clés permettant de renforcer les relations fonctionnelles entre les différents services du ministère ; d’améliorer leurs connaissances sur les méthodes et techniques pour une réelles optimisation des relations humaines au sein du ministère ; de dégager un large consensus sur les éléments clés à prendre en considération pour contribuer efficacement à l’amélioration des conditions de travail et de la qualité de vie des personnels du ministère ; d’élaborer et d’adopter un plan d’actions pour l’opérationnalisation des acquis de l’atelier et pour une meilleure mise en œuvre des missions du ministère.
Il sera question à terme de faire des propositions concrètes afin d’améliorer les relations entre les dirigeants et leurs collaborateurs en vue d’une meilleure productivité à tous les niveaux du ministère.
Les participants suivront des communications d’ordre général à savoir la contribution attendue du ministère pour la mise en œuvre réussi du Plan National de Développement (PND) ; elles porteront aussi les éléments techniques et sur les relations fonctionnelles. Ils réfléchiront également sur comment établir ces relations, que ce soit les relations interpersonnelles ou que ce soit les relations interservices ; qu’est ce qui doit être fait pour que l’ensemble constitué en équipe puisse bien jouer sa partition. Il y aura aussi des exercices pratiques au cours desquels chaque acteur dira ce qu’il fait aujourd’hui et comment il compte améliorer ce travail pour que les usagers soient satisfaits au bout du rouleau.
Gani Koffi (directeur de cabinet du ministère de l’Action sociale, de la Promotion de la Femme et de l’Alphabétisation) a relevé l’importance de la circulation de l’information dans le contexte d’un budget programme où les différentes structures du département sont organisées en programme selon leur domaine d’intervention.
Il a invité les responsables à être une source d’inspiration pour le personnel et créer une culture d’implication, d’appropriation, d’entreprenariat, d’amélioration et de responsabilisation.
Pour M. Gani, il est question de fédérer le personnel autour d’une vision conformément aux objectifs fixés avec un souci d’efficacité et d’efficience.
Il les a invités de manière à travailler à éliminer les barrières qui créent le cloisonnement au sein de l’appareil administratif et à établir des lignes de conduites claires permettant d’atteindre les objectifs.
Le directeur de cabinet a convié les participants nantis de nouvelles compétences susceptibles de l’habiliter à faire la différence dans la gestion des affaires publiques. Cette différence, précise-t-il consistera entre autres, pour chacun, à créer un climat convivial, et amener tous ses administrés à réaliser pleinement leur potentiel en vue de garantir un niveau élevé de satisfaction de leurs groupes cibles.
« Parler de ces liens fonctionnels suppose qu’il y a des dysfonctionnements qui sont relevés dans le déroulement normal des activités », a souligné Atti Anani (directeur du cabinet Kaba Qualité, formateur).
Il a précisé qu’il faut rapidement donner la parole aux acteurs pour savoir quelles sont les causes de ce dysfonctionnement et voir comment les mettre en phase pour que chacun en ce qui le concerne puisse travailler sur les leviers qui permettront au ministère d’atteindre ses objectifs. Le tout premier de ce levier dit-il, c’est comment travailler dans un climat de franchise et de confiance mutuelle ?
« Une fois qu’on réussit à développer cela, vous verrez qu’on va construire une équipe qui va travailler en toute convivialité », a indiqué le formateur.
Aussi a-t-il convié les acteurs à établir chacun sa carte de relations.
Pour y arriver M. Atti entend les amener à faire cette réflexion et à prendre des engagements pour s’améliorer et faire en sorte qu’à chaque niveau, l’ensemble de ceux qui interviennent dans le cadre d’un processus de travail jouent parfaitement leur rôle pour que la convivialité soit au rendez-vous.
Auparavant, le préfet de Kloto, Assan Koku Bertin avait souhaité la bienvenue aux participants et émis les a invités à une participation active pour l’atteinte des objectifs assignés à la rencontre. FIN
De Kpalimé, Bolassi ATCHINAKLE
